Những cấu trúc thường gặp trong viết thư và email

Bài viết này sẽ tổng hợp lại những cấu trúc thường gặp trong khi viết thư và email cho các bạn tham khảo nhé.

Bắt đầu một email:

Đây là những cách phổ biến để bắt đầu một email:

– I’m writing in connection with….

– I’m writing in reference to…

– This is in reference to …..

– Further to our meeting last Monday, I …

– Following our telephone conversation yesterday, I'm writing to….

– With reference to…

– I’m (just) writing to … clarify …

– Just a (quick) note to … confirm …

– Just a short email to … inform you…

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một vài động từ sau tuỳ theo mục đích của bức thư:

– …follow up on …: tiếp tục chủ đề

– …let you know …: thông báo

– …reply to …: trả lời

– …request …: yêu cầu

– ….tell you …: kể, nói về việc

– ….thank you …: cảm

– ….update you …: cập nhật

Khi bạn muốn tham khảo thông tin và yêu cầu người nhận làm một việc gì đó:

Bạn có thể sử dụng một trong những cách sau:

I am writing to inquire about . . .

I am writing in reference to . . .

I read/heard . . . and would like to know . . .

Could you please send me . . at the address below/above

Cùng xem những ví dụ cụ thể sau:

Could you please send me your most recent brochure?

Could you fax me the results of the market survey?

I would like to order ten copies of the book, Touchy Situations.

I would be very grateful if you could send me this information about…

Khi bạn muốn đưa ra lời phàn nàn về vấn đề nào đó:

We are regret to inform that…

I am sorry to have to write to you about…

…we are far from satisfied with…

…reconsider to change because…

Please ensure this sort of problems does not arise again.

This mistake must be corrected asap.

The best solution for me would be…

Sorry for any convenience that may cause to you…

Khi muốn thông báo về việc đính kèm gì đó trong mail:

Khi viết email bạn muốn đính kèm thêm tài liệu hoặc đơn từ, giấy tờ nào đó vào cuối email và muốn thông báo cho người nhận biết, bạn có thể dùng những cách sau đây.

Please find the attached files below including…

I hereby attach…at the end of this email.

I would like to draw your attention to the attached files…

I enclosed the necessary documents as requested.

Kết thúc một bức thư:

Khi bạn kết thúc một bức thư và muốn cảm ơn người nhận, bạn có thể tham khảo những cách dưới đây:

Once again, thank you so much for your….I hope to receive your email asap.

If you have any question, please feel free/please don’t hesitate to contact me for further details.

Thank you for your interest in your company. I highly appreciated your prompt reply.

I look forward to hear from you at your earlist convenience.

Look forward to receive your email back.

Trên đây là một vài mẫu diễn đạt câu ứng với từng mục đích trong khi viết email. Tuỳ vào nội dung của email và đối tượng nhận email là ai mà bạn điều chỉnh từ ngữ, cách diễn đạt cho phù hơp với văn cảnh, thể hiện sự trang trọng, thân thiện hay lịch sự. Lưu ý rằng email nên trình bày ngắn gọn, súc tích và đủ ý, không nên diễn đạt quá dài dòng và lan man.