Cách gọi điện và trả lời điện thoại bằng tiếng Anh

Nói chuyện qua điện thoại rất là phổ biến ở văn phòng. Bạn phải thường xuyên gọi cho ai đó, nhận cuộc gọi từ ai đó, để lại lời nhắn và rất nhiều những việc liên quan đến điện thoại. Bài viết này sẽ giúp bạn sử dụng điện thoại trôi chảy nhé.

Cách nhận cuộc gọi dễ nhất là gửi lời chào và nói tên bản thân như sau:

Hello, this is Lan;

Good morning, this is Hung.

Gọi cho ai đó có vẻ khó hơn một chút. Bạn phải đưa ra tên, nơi làm việc, bạn gọi đến nhằm mục đích gì và câu hỏi của bạn là gì. Cùng xem một cách gọi điện sau nhé:

Hi Lan, this is Ngoc from ACB bank. I am calling to confirm our appointment tomorrow….

Hi Hung, this is John from ACB company. I am calling to ask about the data you sent me via email. There is some troubles in this file that I cannot see it clear. Can you help me with this?

Trong trường hợp, bạn muốn xác nhận lại một thông tin nào đó, bạn có thể sử dụng các cách diễn đạt sau:

I notice that our monthly revenue was 1million dong. Can you help me to double check if this number is correct?

I am going to have a meeting with CEO in one hour and I forgot the address. Could you please help me to check in my timetable?

Nếu khi nhận cuộc gọi bạn đang bận hoặc có việc đột xuất mà không thể tiếp tục cuộc hội thoại, bạn có thể đề nghị gọi lại cho họ hoặc bảo họ chờ bằng những cách sau đây:

I am not sure about my answer. Please hold on for a couple of minutes for my checking.

Oh sorry, my boss is calling me. Can I call you back in a couple of minutes?

I cannot give you answer right away. Will it be ok if I call you back in about 30 minutes?

Khi bạn gọi điện thoại mà không có ai nhấc máy, bạn có thể để lại tin nhắn gồm tên, công ty, yêu cầu của bạn, thông tin liên lạc cùng xem mẫu sau nhé:

Hi Peter, this is Linh from ACB company. I have some problems with sample you gave me yesterday. Can you call me back when you are available? My number is 8763871. Thank you!

Khi bạn nhận được lời đề nghị yêu cầu gọi lại và khi gọi lại không nhận được câu trả lời, bạn có thể để lại lời nhắn như sau:

Hi Linh, this is Peter, I will be in office for the next 2 hours, so feel free to call me back at any time.

Hi Hung, this is John. I received your message and doubled check with my secretary. I am calling to confirm you about this. I might not be at my desk for some days, so don’t hesitate to call me on my cell phone number 665-332-333

Khi bạn gọi điện đến văn phòng và gặp lễ tân công ty, bạn có thể dùng những cách sau để nói chuyện với người bạn muốn gặp nhé.

Hello, this is Julie from ACB company. May I talk to Mr.John at marketing department?

Good morning, this is May from ACB company. Can you direct me to Mr.Ngoc at Human Resource Department?

Hello, this is Mark who bought a computer yesterday. I had some troubles with screen. Can you redirect me to the person who can help?

Khi bạn được yêu cầu chuyển máy cho ai đó trong văn phòng mà người đó vắng mặt, bạn hãy nói với người gọi gọi lại sau hoặc để lại lời nhắn, ví dụ:

Sorry, Mr.Bang is not at his desk now. He will return at 3pm. Can you call him back at this time?

Unfortunately, Mr.John is out of office. Can you leave a message?

Trên đây là những tình huống hội thoại cơ bản, đơn giản trong văn phòng. Tuỳ từng trường hợp bạn có cách xử lý và sử dụng cho hợp lý nhé.