Bí kíp viết Email Tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp

Bạn đã biết cách để viết một email tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp chưa? Bài viết sau Skype English chia sẻ cho bạn 10 bí kíp viết email chuẩn nhất.

Viết và nhận email đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống hàng ngày, cả trong thư từ cá nhân và công việc. Khi viết email cho gia đình hoặc bạn bè, bạn có thể có những cách viết như văn nói bình thường như bạn muốn. 

Bí kíp viết Email Tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp

Nhưng các email trong công việc, email thương mại như thư gửi cho sếp hoặc khách hàng của bạn, thì cần có những quy tắc nhất định, bắt buộc phải tuân theo, ngay cả khi bạn không phải là người nói tiếng Anh bản ngữ.

1. Dòng chủ đề – Subject Line

Dòng tiêu đề là câu đầu tiên người nhận đọc được. Quyết định có mở email hay không phụ thuộc nhiều vào cách dòng tiêu đề trông như thế nào – có gây ấn tượng, mức độ thư có quan trọng hay không.

Quy tắc là đảm bảo dòng tiêu đề đơn giản, cụ thể nhưng hấp dẫn, thể hiện xúc tích chủ đề email đề cập đến. Sử dụng các từ chính tóm tắt ngắn gọn nội dung email của bạn.

2. Lời chào đầu thư –  Start Your Email with Greetings

Có nhiều cách gửi lời chào đến người nhận, nhưng những lời chào tiêu chuẩn nhất là:

Dear First Name Last Name

Dear Mr./Ms. Last Name

Dear Mr./Ms. First Name Last Name

Dear Dr. Last Name

Luôn luôn quan trọng là phải có tên người liên hệ (người nhận email), trừ khi người nhận không xác định. Nếu cần, đừng ngại gọi và hỏi tên của người đó. Một số người sử dụng cách chào thân mật, chẳng hạn như “Good morning” hoặc “Hi”. Nó hoàn toàn phụ thuộc vào mức độ thân thuộc của các mối quan hệ của bạn với người nhận email.

3. Nói lời cảm ơn – Say Thank You

Nếu một người đã trả lời email của bạn, bạn nên cảm ơn họ bằng cách viết “Thank you for your (prompt) reply“. Điều quan trọng là bắt đầu một email với một điểm nhấn  tích cực, vì nó tạo ấn tượng tốt đầu tiên về bạn.

4. Rõ ràng và chính xác – Be Clear and Precise

Cho dù email của bạn có vẻ phức tạp đến đâu, hãy cố gắng xác định rõ mục đích của nó ngay từ đầu email bằng cách viết “I am contacting you as…” or “I am writing to you in reference to/regarding…”( “Tôi liên hệ với bạn là…” hoặc “Tôi viết thư cho bạn liên quan đến / liên quan đến…”) . Nó giúp người đọc hiểu được mục đích của email của bạn.

Rõ ràng và chính xác là rất quan trọng, vì hầu hết những người kinh doanh không có thời gian để đọc tất cả các email họ nhận được. Nói cụ thể về mục đích email của bạn sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian và bạn sẽ được đánh giá cao hơn nhiều.

Một số câu bạn có thể tham khảo khi viết email:

I am writing to ask for the information about …(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về….).

Having seen your advertisement in …, I would like to … (Qua quảng cáo của các anh tại.. Tôi muốn được biết về…).

I would be interested in (obtaining / receiving) …(Tôi quan tâm tới việc nhận được… về…).

I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…).

I recently read/heard about ….. and would like to know ….(Tôi gần đây được biết tin về.. và muốn biết…).

I am writing to check if everything is ready for … (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng cho việc ….).

I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo….).

I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau).

I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….).

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng).

5. Tiết kiệm thời gian –  Save Someone’s Time

Theo khảo sát của McKinsey Global Institute, thường thì chúng ta dành 13 giờ mỗi tuần hoặc 28% thời gian trong tuần làm việc để quản lý email. Rõ ràng, đây không phải là một thực tế dễ chịu vì chúng làm mất khá nhiều thời gian! 

Vì vậy, để tiết kiệm thời gian quý báu của mọi người, hãy luôn giữ cho email của bạn cụ thể và ngắn gọn. Lời khuyên là bạn nên chia phần nội dung email thành nhiều đoạn văn, dựa trên các chủ đề mà bạn nêu ra. Bạn cũng có thể sử dụng dấu đầu dòng để dễ đọc.

Xem thêm:

TUYỆT CHIÊU SỬ DỤNG 12 THÌ CƠ BẢN TRONG TIẾNG ANH

6. Informal vs Formal

Cách diễn đạt câu văn trong email của bạn phụ thuộc vào người bạn đang nói chuyện. Nó thường đến một cách tự nhiên và dựa trên mối quan hệ của bạn với người nhận email.

Dưới đây là một số ví dụ minh họa các cách khác nhau để viết cùng một thứ:

Thân mật: Bạn có thể…? – Informal: Can you …?.

Trang trọng: Tôi đang tự hỏi liệu bạn có thể… – Formal: I was wondering if you could…

Thân mật: Xin lỗi, tôi không thể gặp bạn. Hôm đó tôi bận. – Informal: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.

Trang trọng: Tôi sợ rằng tôi sẽ không có mặt để tham dự vào ngày hôm đó. – Formal: I am afraid I will not be available to make it that day.

7. Ưu tiên thông báo những điều tích cực trước

Cung cấp tin xấu không bao giờ là dễ dàng! Nhưng đó là điều đôi khi bạn phải làm khi làm việc trong môi trường kinh doanh.

Một cách tốt để làm điều đó là cung cấp cho người đọc những thông tin trung lập hoặc tích cực trước. Sau đó, hãy chuyển sang phần phủ định, giải thích điều gì đã gây ra nó và tại sao nó lại quan trọng. Phần cuối cùng của thông điệp nên cung cấp một giải pháp tiềm năng cho vấn đề hoặc một lưu ý lạc quan. 

Mục tiêu của bạn ở đây không phải là che giấu hoặc giảm thiểu phạm vi ảnh hưởng của vấn đề, mà là để lại cho người đọc ấn tượng rằng bạn quan tâm hoặc bạn đang cố gắng hành động để khắc phục nó.

Một số câu tham khảo:

We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..).

I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…).

You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….).

We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…).

It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…).

After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…).

8. Lời kết

Trước khi kết thúc email của bạn, hãy cảm ơn người nhận một lần nữa bằng cách nói 

– “Thank you for your consideration – Cảm ơn bạn đã xem xét.” 

– Hoặc có thể thêm:”should you have any questions, please do not hesitate contact me – nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi“.

– Hoặc “I look forward to hearing from you – Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn“.

Một vài câu gợi ý cho bạn:

We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon – Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance – Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn).

Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).

Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)

Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé).

I look forward to… (Tôi rất trông đợi…).

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt).

If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi).

Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

9. Viết phần kết cho email của bạn

Công việc cuối bạn cần làm là làm phần kết hài hòa, để tổng thể email được hoàn thiện và gây ấn tượng với người nhận thư. Có nhiều cách để làm như vậy, và một lần nữa, nó phụ thuộc vào mức độ của mối quan hệ giữa bạn và người đọc.

Chọn cụm từ phù hợp nhất trước khi nhập tên của bạn.

– Yours sincerely, (Trân trọng,).

– Best regards, or Kind regards, (Trân trọng thông thường nhất).

– Take care, Thank you, or Have a nice day (Hãy quan tâm, Cảm ơn bạn, hoặc Chúc một ngày tốt lành (Ít trang trọng hơn)).

10. Đọc lại email của bạn

Hãy chờ đợi thêm ít phút! Bạn đừng vội gửi email ngay khi kết thúc! Điều rất quan trọng là phải đọc lại email của bạn một cách cẩn thận trước khi nhấn nút gửi. Kiểm tra xem có bất kỳ lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc dấu câu nào hoặc cách sử dụng từ không phù hợp hay không.

nếu là email cực kỳ quan trọng, luôn luôn tốt nếu nhờ người khác hiệu chỉnh giúp bạn. Hãy nhớ rằng bạn không thể khôi phục lại email sau khi gửi đi!

Trên là những mẹo cơ bản để viết một email thương mại chuyên nghiệp hơn.

Bạn có tự tin giao tiếp với người nước ngoài? Bạn muốn cải thiện khả năng giao tiếp thương mại và thăng tiến trong sự nghiệp?

Hãy tham gia đăng ký học Tiếng Anh thương mại với giáo viên bản ngữ. Khi tham gia khóa học tiếng Anh thương mại 1 kèm 1 dành cho người đi làm tại SkypeEnglish bạn sẽ được:

1/ Tương tác trực tuyến 1 thầy kèm 1 trò qua Skype giúp thực hành giao tiếp tối đa để gỡ bỏ rào cản e ngại, tự ti.

2/ Chủ động sắp xếp thời gian học tập linh hoạt cho người bận rộn.

3/ Bạn sẽ sở hữu phương pháp bám sát năng lực, lộ trình, mục tiêu cá nhân – được sửa lỗi chi tiết cụ thể và ngay lập tức.

4/ Học phí tiết kiệm và hợp lý.

Tham gia đăng ký học thử miễn phí ngay: ĐĂNG KÝ HỌC THỬ!