06 quy tắc khi viết email trong công việc

Trong công việc văn phòng, sử dụng email để trao đổi với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng là việc thường xuyên và rất quan trọng. Việc soạn nội dung email cũng thể hiện trình độ làm việc chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng với người nhận email. Bạn hãy lưu ý 10 quy tắc khi viết thư dưới đây nhé.

  1. Luôn luôn có nội dung email (Subject)

Việc đặt tên Subject cho email rất quan trọng và khó khăn bởi vì số lượng từ hạn chế và độ hiển thị. Khi viết Subject cho email bạn nên chọn những từ keywords về vấn đề bạn nói đến trong email và thêm một vài thông tin thật ngắn gọn để người nhận phần nào đóan được nội dung bên trong và thể hiện sự ưu tiên của mình.

download

Ví dụ:

[REQ] Request (for a reference)

[ACTION] Action (to be completed)

[FYI] For your information

  1. Danh xưng với người nhận:

Việc dùng từ gửi đến ai cũng rất quan trọng vì nó thể hiện sự cẩn thận và tôn trọng của bạn trong công việc.

Trong trường hợp bạn biết rõ danh tính, tình trạng hôn nhân của người được nhận thì đề tên cụ thể như Dear Ms.Anna, Dear Mr.Peter… Nhưng khi bạn không biết sẽ gửi email này đến ai bạn có thể để chung chung như: Dear Sirs/Madam hoặc To whom it may concern,… Hoặc đối với trường hợp bạn gửi email cho một bộ phận nào đó trong công ty, bạn có thể đưa ra tên bộ phận đó như Dear HR team hoặc Dear Marketing Department,…

  1. Không nên sử dụng từ viết tắt

Vì đặc trưng email ngắn gọn nên nhiều người viết tắt vô tội vạ trong email. Bạn nên nhớ chỉ được sử dụng từ viết tắt khi cả người đọc và người gửi đều hiểu được từ đó là gì hoặc bạn phải chú thích từ viết tắt đó là gì ở cuối hoặc đầu email nếu những từ đó được đề cập đến nhiều lần.

  1. Chú ý luôn luôn kiểm tra ngữ pháp và từ vựng trước khi gửi đi:

Trong email tuyệt đối bạn không được sử dụng từ lóng hoặc những từ chỉ sử dụng trong văn nói hay giao tiếp hàng ngày và cố gắng hạn chế lỗi chính tả, trình bày bố cục, dấu chấm câu…để phần nào thể hiện sự chỉn chu và cẩn thận trong công việc nhé. Nếu bạn không tự tin về khả năng của mình, bạn có thể nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp đọc email đó trước một lần nhé, chính họ sẽ đưa ra những nhận xét khách quan và giúp bạn phát hiện lỗi đó.

b6nHAkU

  1. Sử dụng please và thank you:

Để nhờ vả một cách lịch sự bạn nên sử dụng từ please và thank you thường xuyên trong email. Chỉ sử dụng 2 từ ngày bạn cũng có thể thể hiện sự tôn trọng người nhận email đó.

  1. Sử dụng chân chữ kí:

Trong gmail có chế độ sử dụng chân chữ kí và bạn có thể cài đặt để nó luôn luôn xuất hiện vào cuối email bạn gửi đi. Vì khi nhận được một email nào đó, người nhận luôn muốn biết rõ đó là do ai gửi và những thông tin cần thiết như số điện thoại hay địa chỉ. Chính chân chữ kí cũng là chỗ lưu địa chỉ rất tiện lợi. Khi bạn không thể nhớ ra số điện thoại của khách hàng hay địa chỉ skype của đối tác, bạn chỉ cần lục lại email bạn từng liên lạc và kiểm tra chân chữ kí sẽ thấy được thông tin bạn cần ngay.

Ví dụ:

Emma Watson

BSc Sociology and Criminology

2nd year Student

ID: 060002365

 

Trên đây là những quy tắc bạn cần nhớ khi sử dụng email trong công việc nhé. Chúc các bạn thành công.

Rate this post!

0 / 5. Vote count: 0

Bài viết liên quan

28Th11
Bí quyết học tiếng Anh chuyên ngành Logistic

Tất tần tật bí quyết học tiếng Anh chuyên ngành logistics

Nắm vững kiến thức tiếng Anh chuyên ngành logistics là một trong những điều kiện quan trọng để bạn làm...

12Th11
tiếng anh chuyên ngành

Bí quyết học tiếng Anh chuyên ngành hiệu quả

Tiếng Anh chuyên ngành là những kiến thức quan trọng giúp người đi làm có thể sử dụng tiếng Anh...

25Th10
khóa học tiếng anh văn phòng

Khóa học tiếng Anh văn phòng 1 thầy kèm 1 trò tốt nhất

Các khóa học tiếng Anh văn phòng hiện nay luôn được học viên săn đón vì nhu cầu nâng cao...

14Th10
trung tâm tiếng anh cho người đi làm

Bí quyết chọn trung tâm tiếng Anh cho người đi làm

Bạn cần nâng cấp tiếng Anh ngay để sẵn sàng hành trình chinh phục những nấc thang mới trong lộ...

04Th10
khóa học tiếng anh thương mại online

Review khóa học tiếng Anh thương mại online ở đâu tốt?

Trong các khóa học tiếng Anh online 1 kèm 1 cho người đi làm, chương trình học tiếng Anh thương...

26Th9
học tiếng anh cho người mất gốc

Review học tiếng Anh cho người mất gốc ở đâu tốt?

Học tiếng Anh từ giai đoạn mất gốc là hành trình khá vất vả và đòi hỏi sự nỗ lực...