06 quy tắc khi viết email trong công việc

Trong công việc văn phòng, sử dụng email để trao đổi với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng là việc thường xuyên và rất quan trọng. Việc soạn nội dung email cũng thể hiện trình độ làm việc chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng với người nhận email. Bạn hãy lưu ý 10 quy tắc khi viết thư dưới đây nhé.

Luôn luôn có nội dung email (Subject)

Việc đặt tên Subject cho email rất quan trọng và khó khăn bởi vì số lượng từ hạn chế và độ hiển thị. Khi viết Subject cho email bạn nên chọn những từ keywords về vấn đề bạn nói đến trong email và thêm một vài thông tin thật ngắn gọn để người nhận phần nào đóan được nội dung bên trong và thể hiện sự ưu tiên của mình.

Ví dụ:

[REQ] Request (for a reference)

[ACTION] Action (to be completed)

[FYI] For your information

Danh xưng với người nhận:

Việc dùng từ gửi đến ai cũng rất quan trọng vì nó thể hiện sự cẩn thận và tôn trọng của bạn trong công việc.

Trong trường hợp bạn biết rõ danh tính, tình trạng hôn nhân của người được nhận thì đề tên cụ thể như Dear Ms.Anna, Dear Mr.Peter… Nhưng khi bạn không biết sẽ gửi email này đến ai bạn có thể để chung chung như: Dear Sirs/Madam hoặc To whom it may concern,… Hoặc đối với trường hợp bạn gửi email cho một bộ phận nào đó trong công ty, bạn có thể đưa ra tên bộ phận đó như Dear HR team hoặc Dear Marketing Department,…

Không nên sử dụng từ viết tắt

Vì đặc trưng email ngắn gọn nên nhiều người viết tắt vô tội vạ trong email. Bạn nên nhớ chỉ được sử dụng từ viết tắt khi cả người đọc và người gửi đều hiểu được từ đó là gì hoặc bạn phải chú thích từ viết tắt đó là gì ở cuối hoặc đầu email nếu những từ đó được đề cập đến nhiều lần.

Chú ý luôn luôn kiểm tra ngữ pháp và từ vựng trước khi gửi đi:

Trong email tuyệt đối bạn không được sử dụng từ lóng hoặc những từ chỉ sử dụng trong văn nói hay giao tiếp hàng ngày và cố gắng hạn chế lỗi chính tả, trình bày bố cục, dấu chấm câu…để phần nào thể hiện sự chỉn chu và cẩn thận trong công việc nhé. Nếu bạn không tự tin về khả năng của mình, bạn có thể nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp đọc email đó trước một lần nhé, chính họ sẽ đưa ra những nhận xét khách quan và giúp bạn phát hiện lỗi đó.

Sử dụng please và thank you:

Để nhờ vả một cách lịch sự bạn nên sử dụng từ please và thank you thường xuyên trong email. Chỉ sử dụng 2 từ ngày bạn cũng có thể thể hiện sự tôn trọng người nhận email đó.

Sử dụng chân chữ kí:

Trong gmail có chế độ sử dụng chân chữ kí và bạn có thể cài đặt để nó luôn luôn xuất hiện vào cuối email bạn gửi đi. Vì khi nhận được một email nào đó, người nhận luôn muốn biết rõ đó là do ai gửi và những thông tin cần thiết như số điện thoại hay địa chỉ. Chính chân chữ kí cũng là chỗ lưu địa chỉ rất tiện lợi. Khi bạn không thể nhớ ra số điện thoại của khách hàng hay địa chỉ skype của đối tác, bạn chỉ cần lục lại email bạn từng liên lạc và kiểm tra chân chữ kí sẽ thấy được thông tin bạn cần ngay.

Ví dụ:

Emma Watson

BSc Sociology and Criminology

2nd year Student

ID: 060002365

Trên đây là những quy tắc bạn cần nhớ khi sử dụng email trong công việc nhé. Chúc các bạn thành công.